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湖北开放职业学院档案实体分类实施细则
湖北开放职业学院档案实体分类实施细则
一 、编制目的和依据
为推动我校档案工作向标准化、规范化发展，促进我校档案工作整体建设，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用。根据国家教育部《高等学校档案实体分类法》（教办[1993]429号）、《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)和国家档案局颁布的《归档文件整理规则》（DA/T22--2000）等有关规定，结合我校实际情况，特制定《湖北开放职业学院档案实体分类实施细则》。
二、档案类目设置及标识
根据我校所形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、光盘及实物等不同载体的文件材料，按照档案形成的领域范畴和记述的内容性质，将我校各类档案设立一个全宗，拟设两级类目，即：一、二级。
一级类目是学校档案实体分类的最高层次，结合我校档案记述的内容性质，划分为十二个一级类目，其名称标识为：一级类目采用类目名称前二字汉语拼音的第一个大写字母，即：党群类（DQ）、行政类（XZ）、教学类（JX）、学生类(XS)、科研类（KY）、基建类（JJ）、设备类（SB）、出版类（CB）、外事类（WS）、财会类（CK）、声像类（SX）、实物类（SW）等，各部门按机构或问题分类，按档案室给予的代码标识。
二级类目是对一级类目细分，细分的标准是结合该类档案形成规律特点和学校的具体情况，在一级类目下设二级类目。二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。如“教学综合材料”标识为“JX11”、“学科与实验室建设材料”标识为“JX12”等等。档号编制采用三个层次“年度号—分类号—案卷号”三个部分。如：2009—JX11—3。
三、一级、二级类目代码表及责任部门
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一级类目代码 |
二级类目代码 |
责任部门 |
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一、DQ（党群工作类） |
DQ11 党务综合 DQ12 纪检监察 DQ13 组织 DQ14 宣传教育 DQ15 统战 DQ16 工会 DQ17 团委 DQ18 老干 |
党办、团委、工会、 宣教中心 |
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二、XZ（行政工作类） |
XZ11 行政综合 XZ12 人事劳资 XZ13 监察审计 XZ14 武装保卫 XZ15 后勤管理 XZ16 档案图书 |
校办、党办、保卫处、督办、总务处、人事处、图书馆、 |
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三、JX（教学工作类） |
JX11 教学综合 JX12 学科与实验室建设 JX13 课堂教学与教学实践 JX14 教材 |
教务处、督办、各二级学院、教研室、继教院、现代教育技术网络中心 |
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四、XS（学生工作类） |
XS11 学生综合 XS12 招生 XS13 学籍管理 XS14 毕业生 |
学工处、团委、党办、招办、教务处、毕办、各二级学院、继教院 |
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五、KY（科学研究类） |
KY11 综合 KY12 科研项目（课题） KY13 论文专著 |
科技咨询开发公司、 产学研办公室 教务处 |
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六、JJ（基本建设类） |
JJ11 基建综合 JJ12 工程项目 |
总务处 |
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七、SB（仪器设备类） |
SB11 综合 SB12 仪器设备项目 |
校办、总务处、网络中心、各二级学院 |
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八、CB（出版类） |
CB11 综合 CB12 出版物 |
学刊、校报编辑部 |
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九、WS（外事类） |
WS11 综合 WS12 来校工作 |
校办、国际交流中心、 各二级学院 |
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十、CK（财会类） |
CK11 综合 CK12 会计报表 CK13 会计账簿 CK14 会计凭证 CK15 工资清册 |
财务处 |
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十一、SX（声像类） |
SX11 照片 SX12 光盘 |
全校各部门 |
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十二、SW（实物类） |
SW11 综合 |
全校各部门 |